El año nuevo despierta en muchas personas la búsqueda de nuevos objetivos. Nos planteamos retos distintos: aprender idiomas, hacer más deporte, estar más con la familia, mejorar en nuestro trabajo.

No podemos perder de vista que en nuestro día a día tenemos que enfrentarnos a muchas actividades distintas: en casa, en el trabajo, con nuestra familia. La exigencia cada vez es mayor, y es difícil sacar tiempo para realizarlas todas y parece casi imposible implicarnos en actividades nuevas.

Una de las mejores estrategias que podemos utilizar para hacer frente a estas crecientes exigencias es la administración eficaz de nuestro tiempo. Organizarnos de tal manera que optimicemos el tiempo dedicado a cada actividad.

Tenemos que tener claro que no podemos aumentar las horas de un día, pero sí que podemos aumentar nuestro rendimiento en ese tiempo.

Una buena organización es la principal estrategia para obtener mejores resultados en aquello en los que nos impliquemos.

Vamos a indicar algunas pautas que te pueden ayudar a conseguirlo. Y algunos factores que por el contrario nos pueden dar pistas de que no administramos bien nuestras horas.

 

Algunos factores que nos avisan que no estamos gestionando adecuadamente nuestro tiempo son:

 Precipitación.

Esto significa que nos ponernos a realizar las actividades sin realizar una pequeña planificación previa. Directamente nos lanzamos a realizar un trabajo o un documento sin pensar previamente de qué modo lo vamos a hacer, qué pasos vamos a seguir y cuánto tiempo vamos a dedicar. Pensamos que de esta manera ganaremos tiempo. Y normalmente conseguimos justamente todo lo contrario, ya que tenemos que parar porque nos falta algún dato o surgen imprevistos que no habíamos valorado. Unos minutos de planificación nos pueden ahorrar horas en el posterior desarrollo.

 Vacilación entre alternativas.

Primero ¿Hago esto? ¿O mejor empiezo por lo otro? Después comenzar una actividad, nos surgen dudas acerca de si lo estaremos haciendo de la mejor manera, si hubiese sido mejor empezar antes otra cosa. Incluso cambiamos y nos ponemos a hacer otra cuestión y luego volvemos a la primera. Esto, lo único que favorece es que no terminemos ninguna de las actividades que hemos empezado, y puede crear sentimientos de frustración y angustia.

-Fatiga o apatía tras muchas horas de actividad no productiva. Si esto se da muy frecuentemente suele ser signo de que la forma en que nos hemos organizado no es óptima.

-Incumplimientos constantes de compromisos. Nunca llegamos a los objetivos marcados. Si nunca llegamos a cumplir los objetivos marcados, probablemente detrás exista un planteamiento poco realista de objetivos.

-Sensación de estar desbordado por las demandas. “Ya no puedo más”

 

¿Qué puedo hacer para organizarme mejor?

Vamos a dar unas claves para realizar una gestión adecuada y óptima del tiempo. Estas pautas se pueden utilizar en cualquier contexto de nuestra vida. Y nos ayudarán a orientarnos a conseguir nuestros objetivos y aumentar nuestro rendimiento.

1) El primer paso es dedicar unos minutos a la planificación. Empezaremos realizando un listado de actividades y objetivos “realistas”.

Es decir, objetivos que podamos cumplir en el tiempo del que disponemos y con los recursos y medios que tenemos. Esta parte es de lo más importante, ya que si realizamos unos objetivos demasiado ambiciosos, nos sentiremos frustrados y nos puede bloquear de cara a otras actividades. Para esto lo mejor es dejarse guiar por la experiencia, pensar en cuánto tiempo hemos empleado en actividades parecidas y dejarse también un margen.

Si tenemos en mente actividades en varios contextos de nuestra vida, vamos a separar e ir por partes. Para ayudarnos podemos hacer varios listados, referentes cada uno a ámbitos distintos: trabajo, familia, amigos. Esto también favorece que no mezclemos temas, ya que nos puede producir sentimientos de agobio y que unas actividades interfieran con otras.

Cada listado podemos dejarlo en el contexto que le corresponda. Por ejemplo la agenda laboral la dejo cuando salga de trabajar y no me preocupo hasta el día siguiente. La lista de temas más familiares puedo dejarla en un sitio visible de la casa y me ocuparé de ella cuando llegue a casa.

Esto es para favorecer que cuando esté implicado en una tarea me centre en ella y no la mezcle con otros temas. De esta manera aumentaré mi rendimiento Por ejemplo estoy en casa con mi familia y me estoy preocupando de temas de organización de trabajo. O al contrario, estoy en el trabajo pensando en cómo voy a hacer la fiesta de cumpleaños. Así es muy posible que no avance lo previsto o que descuide una de las dos cuestiones.

 2) Una vez realizada cada lista vamos a analizar las tareas o actividades que vamos a hacer:

-Primero distinguiré entre tareas que tengo que realizar a corto plazo (que tengo que hacer en esta semana) y que son urgentes, las calificaremos como “A”. Será por las que empezaré y dedicaré mi atención.

-Luego las tareas que tenga que realizar a medio plazo (tienen que estar en un período de dos semanas a un mes) y que sean menos importantes o urgentes. Las llamaremos “B”. Una vez vayamos solucionando las tareas urgentes, podré dedicarme a éstas cuya prioridad es media.

– Y por último las tareas a largo plazo (plazos superiores a dos meses) y que se pueden demorar: “C”.  Será la última lista a la que dedicaré mi esfuerzo.

 

Dentro de cada apartado (A, B y C), establece un orden de ejecución: primero realizaré esta actividad, luego esta otra, por último…Será nuestro plan de acción y nos guiará en el proceso de trabajo.

Elije dos objetivos (1º y 2º) principales de cada tipo de listado. Será de los que me ocupe y del resto me olvide hasta que deje cerrados estos temas.

Divide los objetivos elegidos en varios pasos que te faciliten su realización. Dividir en pasos nos hará ver las cuestiones de un modo más sencillo y accesible, aumentando nuestra motivación.

3) Revisa objetivos al cabo de un día, de una semana, o de un mes. En ocasiones las prioridades cambian, repasa entonces tu listado y adécualo a las nuevas demandas.

 

Otras estrategias para ganar tiempo son:

-Aprender a decir “no” y a delegar obligaciones.

-Ignora los objetivos finales de la lista hasta que hayas realizado el resto.

-Incluye un tiempo para las posibles interrupciones y problemas diarios.

-Destina momentos para descansar a lo largo del día.

-Ten en cuenta que no somos máquinas y que existen días que se rinde más que otros.

Espero que con estas pautas os sea más fácil organizaros y sacar más provecho a cada día.